Waarom digitaliseren?
De tijd van schoenendozen vol bonnen en handmatige Excel-sheets is voorbij. Digitale administratie biedt enorme voordelen:
- Tijdsbesparing: automatische bankverwerking scheelt uren per maand
- Minder fouten: software rekent altijd correct, mensen niet
- Altijd toegankelijk: uw administratie is overal beschikbaar via de cloud
- Makkelijker samenwerken: uw boekhouder heeft direct toegang
- Wettelijk erkend: digitale bonnen zijn sinds 2014 wettelijk gelijkgesteld aan papieren bonnen
Toch werken veel ondernemers nog (deels) op papier. Uit angst voor technologie, uit gewoonte, of simpelweg omdat ze niet weten waar te beginnen. In dit artikel laten we zien hoe eenvoudig de overstap is.
Stap 1: Kies de juiste software
De keuze voor boekhoudsoftware is belangrijk. De meest gebruikte opties voor ZZP'ers en kleine ondernemers in Nederland zijn:
Moneybird — Gebruiksvriendelijk, Nederlandse software, ideaal voor ZZP'ers. Vanaf €16/maand.
e-Boekhouden — Uitgebreid pakket met veel functies, ook geschikt voor kleine werkgevers. Vanaf €16/maand.
Exact Online — Professionele software voor groeiende bedrijven. Meer functies, maar ook complexer. Vanaf €30/maand.
Bij uw keuze let u op: bankintegratie, facturatie-mogelijkheden, bon-scanner (app), rapportages, en of uw boekhouder ermee kan werken. Bij AdminVision werken we met alle gangbare pakketten.
Stap 2: Koppel uw bankrekening
De grootste tijdsbesparing zit in de automatische bankkoppeling. Vrijwel alle moderne boekhoudsoftware kan direct verbinden met uw zakelijke bankrekening. Transacties worden automatisch ingelezen en de software leert na verloop van tijd hoe ze moeten worden geboekt.
Het resultaat: in plaats van handmatig elke transactie invoeren, hoeft u alleen maar de automatische suggesties te bevestigen. Wat vroeger uren kostte, doet u nu in minuten.
Tip: controleer de automatische boekingen wel regelmatig. De software is slim, maar niet onfeilbaar. Een maandelijkse controle voorkomt dat fouten zich ophopen.
Stap 3: Digitaliseer uw bonnen
Wist u dat u papieren bonnen niet meer hoeft te bewaren als u ze correct digitaliseert? De Belastingdienst accepteert digitale scans, mits ze duidelijk leesbaar zijn en u ze op een georganiseerde manier bewaart.
De meeste boekhoudsoftware heeft een app waarmee u bonnen kunt scannen met uw telefoon. De app herkent automatisch het bedrag, de datum en de leverancier, en koppelt de bon aan de juiste boeking.
Onze tips voor digitale bonnen: - Scan bonnen direct na ontvangst (kassabonnen vervagen snel) - Controleer of de scan leesbaar is - Bewaar digitale bonnen minimaal 7 jaar (wettelijke bewaarplicht) - Maak regelmatig back-ups van uw administratie
Stap 4: Automatiseer uw facturatie
Professionele facturen maken hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met boekhoudsoftware maakt u in enkele klikken een factuur die aan alle wettelijke eisen voldoet. De voordelen:
- Automatische nummering
- Correcte BTW-berekening
- Directe boeking in uw administratie
- Automatische betalingsherinneringen
- Overzicht van openstaande facturen
Stuur facturen direct na afronding van het werk. Hoe sneller u factureert, hoe sneller u betaald wordt. Stel automatische herinneringen in na 14 en 30 dagen.
Bij AdminVision helpen we u met het opzetten van een efficiënte digitale administratie. Neem contact op en ontdek hoeveel tijd u kunt besparen.
